Archierorganisatie
Archieforganisatie
Veel organisaties hebben door de jaren heen een digitale verzameling opgebouwd van documenten, mappen, versies, bijlagen en losse bestanden. Vaak ontbreekt een logische structuur, zijn bestandsnamen inconsistent of is het archief simpelweg te groot geworden om nog overzicht te houden.
Ik breng orde aan in digitale archieven, zodat alles weer logisch, vindbaar en bruikbaar is.
Wat ik doe
Ik organiseer digitale archieven door:
- bestanden logisch te sorteren
- een duidelijke en consistente mappenstructuur te maken
- bestandsnamen te normaliseren
- dubbele of verouderde bestanden te signaleren
- rommelige of onduidelijke documenten op te schonen
- versies en varianten te ordenen
- documenten logisch te groeperen per project, jaar of onderwerp
- interne tegenstrijdigheden in naamgeving te corrigeren
Het resultaat is een digitaal archief dat klopt, logisch is en eenvoudig te onderhouden blijft.
Wat ik niet doe
Archieforganisatie is geen administratieve of inhoudelijke verwerking. Daarom:
- ik wijzig de inhoud van documenten niet
- ik vul geen ontbrekende informatie aan
- ik herschrijf geen teksten
- ik beoordeel geen juridische geldigheid
- ik digitaliseer geen papieren archieven
- ik scan geen documenten
- ik verwerk geen fysieke administratie
Ik richt mij uitsluitend op digitale ordening, structuur en logica.
Voor wie
Deze dienst is bedoeld voor onder andere:
- kleine organisaties
- verenigingen en stichtingen
- zzp’ers en praktijken
- clubs en vrijwilligersorganisaties
- bedrijven met rommelige digitale archieven
Iedere organisatie heeft digitale chaos. Ik maak er structuur van.
Waarom dit belangrijk is:
Een onoverzichtelijk archief kost tijd, veroorzaakt fouten en maakt samenwerken lastig.
Een goed geordend archief:
- geeft rust en overzicht
- maakt documenten snel vindbaar
- voorkomt dubbel werk
- ondersteunt projecten en administratie
- bespaart tijd en frustratie
Een logisch archief is een investering die direct rendement oplevert.
Hoe het werkt
U levert toegang tot het digitale archief aan, bijvoorbeeld via een gedeelde map of een downloadlink of zet alles op usb-sticks of een enterne harde schijf en stuurt deze per pakketpost naar mij.
Ik orden het archief zorgvuldig, maak een logische mappenstructuur en zorg voor consistente bestandsnamen.
U ontvangt het geordende archief terug, inclusief een duidelijk overzicht van de structuur.
Privacy en vertrouwelijkheid
Alle bestanden en alle inhoud worden strikt vertrouwelijk behandeld.
Na afronding van de opdracht worden de bestanden van mijn systeem verwijderd, tenzij u aangeeft dat ik ze tijdelijk moet bewaren voor eventuele correcties of vervolgwerk.
Indien gewenst kan ik vooraf een eenvoudige overeenkomst ondertekenen waarin deze afspraken worden vastgelegd.
Tarieven
Ik reken per bestand. Dit is voor beide partijen overzichtelijk en controleerbaar.